Parkhotel De Branding
Doorwerth 
1-4 juni 2004

  
 
INSTRUCTIES VOOR MODERATOREN
 

De wetenschappelijke invulling van de sessies van de Endo-Neuro-Psycho Meetings ligt in de handen van moderatoren. De organisatiecommissie van de Dutch Endo-Neuro-Psycho Meeting 2004 (ENP2004) heeft de onderstaande taken voor de moderatoren op een rijtje gezet alsmede de randvoorwaarden aangegeven waarbinnen sprekers kunnen worden uitgenodigd. 
Vooropgesteld wordt dat de moderatoren verzocht worden toch vooral ook vooral jonge onderzoekers te laten presenteren. Daarnaast kunt u op kosten van de meetingorganisatie een binnen- of buitenlandse 'main speaker' uitnodigen. De achtergrond van deze voorkeur is uitgebreid terug te vinden op de webpagina met de historie van Endo-Neuro-Psycho Meetings (www.enmeeting.nl/enp/history).

Deadlines:
15 december 2003: definitief sessievoorstel indienen met overzicht toezeggingen sprekers
15 februari 2004: definitief programma van de sessie indienen (alle sprekers toegezegd)
15 april 2004: abstracts sprekers

De volgende gedetaileerde richtlijnen gelden voor de moderatoren:

• U nodigt zelf sprekers uit voor uw sessie. Een sessie duurt standaard 1.5 uur waarbinnen 1 voordracht van een senior wetenschapper van 30 min en 4 korte voordrachten van 15 min van (jonge) onderzoekers (alles inclusief discussie). In uitzonderlijke gevallen, en na overleg met de programmacommissie, betaat er de mogelijkheid te kiezen voor twee 30 min, en twee 15 min voordrachten, of voor een 45 min en drie 15 min voordrachten. Let op: om uitwisseling met parallelsessies mogelijk te maken dient U vast te houden aan voordrachttijden van 15 of 30 min.

• Voor de door u uitgenodigde Nederlandse sprekers zijn geen reisvergoedingen beschikbaar, wel kunnen deze sprekers zich gratis inschrijven voor de dag van hun voordracht. U ontvangt rond 15 april 2004 een bericht van de organisatie of deze inschrijvingen bij het meetingsecretariaat zijn binnengekomen.

• Indien een Nederlandse 'main speaker' wordt uitgenodigd, worden de reiskosten in Nederland vergoed door de organisatie.

• Voor uitgenodigde buitenlandse 'main speaker' draagt uzelf verantwoording voor zijn/haar reisschema, inclusief het vervoer van Schiphol naar Doorwerth. Als moderator dient u ook zorg te dragen dat uw buitenlandse spreker zich inschrijft voor deelname. Inschrijving is gratis voor de gehele duur van de meeting (deelname, overnachting en diner) en dient altijd te geschieden via het registratieformulier van de website www.enpmeeting.nl (vanaf medio februari 2004 beschikbaar). U ontvangt rond 15 april 2004 een reminder van het meetingsecretariaat als deze inschrijving niet werd ontvangen. Kosten voor meereizende partners worden niet vergoed.

• Reiskosten van de gastsprekers worden als volgt vergoed:
  -  Vliegtickets op basis van APEX touristenklasse tarief met een maximum van € 1200.
  -  Treinkaartjes (ook Schiphol-Arnhem).
  -  Eigen vervoer met € 0.30 per kilometer.
  -  Taxikosten Arnhem-Doorwerth.
  -  Restitutie vindt plaats via een declaratieformulier (inlevering kopie vliegticket en andere bonnen) waarbij het bedrag hetzij naar u, of rechtstreeks naar uw buitenlandse gast wordt overgemaakt. Een declaratieformulier zal beschikbaar zijn tijdens de meeting, maar zal u tevens ter beschikking worden gesteld per e-mail.
  -  Voor sprekers uit Amerika en andere werelddelen kan indien nodig een extra overnachting gedeclareerd met een maximum van € 200.

• Rond 15 december 2003, of zoveel eerder als mogelijk, wordt inzending van uw definitief sprekersvoorstel inclusief voorlopige titels verwacht, en een mededeling of genoemde sprekers inmiddels hebben toegezegd. U dient dit te zenden naar uw contactpersoon uit de organisatiecommissie, eventueel naar het algemene meetingadres ENPmeeting@neurofederatie.nl.

• Uiterlijk 15 februari 2004 dient u het definitieve schema van de sessie in. Sprekers, titels van voordrachten en sprekertijden moeten hierin worden aangegeven, maar ook de naam van de sessievoorzitter indien u deze taak niet zelf vervult. Adres voor inzending ENPmeeting@neurofederatie.nl.

• Uiterlijk 15 april 2004 wordt een abstract van uw sprekers verwacht. Dat is de datum dat de inschrijving sluit. Instructies voor het inzenden van de abstracts wordt gepubliceerd op de website (vanaf medio februari 2004)Als moderator kunt u zich gratis inschrijven voor de dag van uw sessie. Indien u (een) co-moderator(en) heeft, geldt dit voor slechts de hoofdmoderator danwel de eerstgenoemde chairperson van de sessie. 

Richtprijzen van de registratiekosten per dag zijn: dagprogramma € 45, diner € 30, een-persoons accommodatie € 70, 2-persoons-accommodatie € 40.

Mochten er nog vragen zijn omtrent bovenstaande neemt u dan gerust contact op met de voorzitters van de wetenschappelijke voorbereidingscommissies.

Gerard J. Boer (voorzitter neuro-programmacommissie)
t 020 566 5509
g.boer@nih.knaw.nl

Datum 15/11/03